Un evento solidario es una celebración o actividad organizada para recaudar dinero, recoger donaciones o dar visibilidad a una causa. Puede adoptar la forma de una cena, una fiesta, un concierto, una subasta o una jornada deportiva.
Ahora bien, reunir a mucha gente, generar aplausos y aparecer en redes sociales no garantiza que la causa reciba una cantidad importante.
El error más habitual es celebrar el dinero ingresado sin mirar cuánto ha costado conseguirlo. Si entran 8.000 euros y organizar el evento cuesta 6.500, la recaudación real es de solo 1.500 euros.
Por eso, organizar un evento solidario no consiste únicamente en vender entradas. Hay que reducir los gastos, facilitar las donaciones y aprovechar cada momento de atención del público.
Estos consejos te ayudarán a conseguirlo.
Calcula el precio con la asistencia probable
El aforo indica cuántas personas caben, no cuántas entradas venderás. Si la sala admite 150 asistentes, pero calculas que acudirán 90 al evento solidario, haz las cuentas con 90.
Suma los gastos fijos, el coste por persona y la cantidad que quieres entregar. Después descuenta invitaciones, plazas de patrocinadores y acompañantes gratuitos.
Elige una sala que se llene con facilidad
¿Has visto alguna vez a cien personas repartidas por un recinto preparado para cuatrocientas? Aunque haya bastante público, la sensación es que no ha acudido nadie.
Una sala demasiado grande dispersa las conversaciones, debilita los aplausos y reduce la energía durante las peticiones de dinero. También hace más difícil que los asistentes vean quién está participando o pujando.
Es mejor reunir a cien personas en un espacio pensado para ciento veinte que intentar impresionar con un local enorme lleno de mesas vacías.
Antes de reservar, descuenta el espacio que ocuparán el escenario, la barra, el photocall, las mesas y las zonas de paso. Una fiesta íntima en un espacio ajustado crea más ambiente y recaudar mejor que una gran gala sin suficiente público.
Cambia la cena por un evento de tarde
La cena formal suele ser el formato más caro. Exige más horas, un menú completo y más personal.
Un cóctel de tarde o una sesión de tardeo permiten mantener las actuaciones, los discursos y la subasta con una factura menor. También facilita la asistencia de familias, empresas y personas que no quieren reservar toda la noche.
Consigue las primeras donaciones antes de abrir las puertas
El peor momento llega cuando se pide dinero y nadie responde. El silencio hace que la cantidad parezca demasiado alta y frena a quienes estaban dudando.
Antes del evento, acuerda con varios colaboradores cuánto aportará cada uno. Por ejemplo, uno puede comprometer 50 euros, otro 100 y otro 300. Cuando llegue el momento de pedir donaciones, serán los primeros en hacer públicas sus aportaciones y animarán al resto de asistentes a participar.
Así se pone en marcha la dinámica del evento solidario y se demuestra que otras personas consideran razonable esa cantidad. Reparte a estos colaboradores entre distintas mesas. Así, la participación se extenderá por la sala y no parecerá limitada a un único grupo.
Convierte una gran donación en un reto para el público
Una empresa puede entregar 3.000 euros directamente. Pero también puede comprometerse a igualar las aportaciones del público hasta alcanzar esa cantidad.
Cuando los asistentes donen otros 3.000 euros, la causa habrá conseguido 6.000. Cada persona tendrá la sensación de que su aportación vale el doble.
Para que funcione, explica claramente cuánto dinero puede desbloquearse, qué aportaciones cuentan y cuándo termina el reto.
También puedes mostrar el avance durante el evento solidario. Saber que faltan 600 euros para aprovechar toda la aportación resulta mucho más motivador que escuchar una petición genérica.
Pide dinero cuando el público esté más implicado
Muchos eventos dejan la petición para el final, cuando parte del público ya está cansada o pensando en marcharse.
En un evento solidario, pide las donaciones justo después de mostrar el impacto de la causa mediante una historia real, un vídeo breve o un testimonio. En ese momento, detén la música y evita que la atención se desvíe hacia la barra.
Explica cuánto necesitas, qué se conseguirá con ese dinero y cómo puede colaborar cada asistente. Puedes mostrar en pantalla y colocar en las mesas un código QR que lleve directamente a la página de donación, sin aplicaciones, registros ni formularios largos.
La intervención debe durar pocos minutos. Cuanto más tardes en llegar a la petición, más fácil será que la emoción desaparezca.
Subasta menos lotes y elige mejor
Tener más premios no garantiza más recaudación. Si hay demasiados lotes, las pujas se reparten y algunos terminan adjudicándose casi por el precio de salida.
Cada premio también exige fotografías, descripción, exposición, cobro y entrega. Un lote flojo puede costar más trabajo del dinero que recauda.
Selecciona productos pensados para los asistentes. Si varios reciben una sola puja, probablemente sobran premios. También puedes agrupar artículos pequeños para crear una experiencia más atractiva.
Subasta experiencias que no se puedan comprar fácilmente
Un televisor tiene un precio conocido. En cambio, una cena privada con una persona reconocida o una visita entre bastidores son mucho más difíciles de comparar.
En un evento solidario, esa exclusividad aumenta el valor percibido sin obligarte a comprar un objeto caro. Además, estas experiencias no necesitan almacenamiento ni transporte.
Antes de buscar premios, pregunta a quienes más suelen pujar qué les interesaría. Es mejor conseguir algo que ya tiene comprador que reunir regalos y esperar que gusten. Una actividad de paint and sip o una sesión con un profesional suelen funcionar muy bien.
Abre las pujas antes de que empiece el evento
Publica los lotes entre 48 y 72 horas antes para que los asistentes del evento solidario puedan revisarlos con calma y realizar sus primeras ofertas.
Cuando lleguen a la sala ya estarán pendientes de si alguien ha superado su puja. Eso crea competencia y permite participar a quienes finalmente no puedan acudir. La plataforma debe funcionar desde el navegador, ya que obligar a descargar una aplicación o crear una contraseña frena las pujas.
Haz que cada anfitrión llene una mesa
Publicar el cartel en redes genera visibilidad, pero rara vez llena por sí solo un evento solidario. Las entradas suelen venderse mediante invitaciones personales.
Asigna a cada anfitrión una mesa y una lista de contactos. Debe invitar, hacer seguimiento y explicar por qué merece la pena asistir. También importa a quién lleva. Una mesa llena de personas que solo esperan comida gratuita cuesta dinero y aporta poco a la causa.
Las redes deben reforzar ese trabajo personal. Una buena estrategia de marketing para eventos puede aportar credibilidad, recordatorios y argumentos para facilitar la venta de entradas.
Organiza tu evento solidario en Madrid
Un buen evento solidario necesita una causa que emocione, pero también un presupuesto realista y una sala adecuada.
En Malavita ponemos el espacio y te ayudamos con la distribución, el aforo, el montaje y los detalles de la celebración. Nuestro local de celebraciones en Madrid puede adaptarse a subastas, cócteles, actuaciones y otras actividades solidarias.
Cuéntanos qué quieres organizar, cuántas personas esperas y qué objetivo quieres alcanzar. Te ayudaremos a preparar un evento que reúna gente y consiga que la causa reciba más dinero.
