En una reunión de antiguos alumnos, el problema no es organizar el plan, es difundirlo bien. Si dependes solo de WhatsApp, se quedará casi toda la promoción fuera.
Lo que mejor suele funcionar es moverlo por redes sociales. En Facebook puedes lanzar una publicación o evento y pedir desde el principio que cada asistente lo comparta, etiquete a antiguos compañeros y lo pase a gente de su curso. Así la difusión no depende de una sola persona.
Si ya tenéis local pensado, mejor todavía. Pídele al propio local que publique el evento en sus redes y lo comparta varias veces (no solo una). Eso da más alcance, parece más serio y ayuda a captar a los que estaban dudando.
Si va a ser un reencuentro de antiguos alumnos con varias promociones, acotad bien los años. Si lo abrís demasiado, puede pasar que mucha gente no se conozca y acabéis sentando a personas que están casi solas de su promoción con otras que estuvieron en el centro diez años antes.
Y dejad hueco para los profesores. Muchas veces ayudan a conectar grupos, romper el hielo y hacer que la fiesta de antiguos alumnos arranque con mejor ambiente.
¿Qué plan encaja mejor en una fiesta de antiguos alumnos?
El error más común es dejar la fiesta de antiguos alumnos sin pago previo. Ahí empiezan los problemas, cuesta más cerrar la reserva del local porque no puedes confirmar número aproximado, y al final suele ir menos gente de la que dijo que iba. Además, pasa lo de siempre, unos cenan, otros no, varios llegan tarde, nadie sabe cuánto se paga.
Cuando se cobra por adelantado (aunque sea una señal), la cosa cambia mucho. Puedes reservar mejor, cerrar condiciones con el local y, sobre todo, a la gente no se le olvida ir.
Las opciones que funcionan mejor son:
- Comida con precio cerrado. La más cómoda. Todo claro desde el inicio y sin discusiones con la cuenta. Además, luego enlaza bien con plan de tardeo en Madrid.
- Cóctel o catering de pie + barra. Va muy bien si sois muchos o si no todos se conocen. Se mezcla más la gente y evitáis mesas rígidas donde alguien se queda descolgado.
- Barra libre. Solo si está muy bien cerrada, con tiempo y marcas que se servirán. Si no, da problemas. Antes de decidir, ayuda tener claro qué consumo encaja con el grupo y qué bebidas queréis incluir, por ejemplo viendo tipos de alcohol en bebidas.
- Cierre con un detalle de fiesta. Mejor algo pactado que improvisar sobre la marcha. Si queréis darle ese toque final, podéis plantear una ronda concreta de chupitos sin convertir toda la noche en una despedida.
Lo normal es que una sola persona no adelante todo el dinero. Mejor señal por asistente y fecha límite para confirmar. Cuando eso queda claro, el resto se organiza muy fácil.
Ideas para que el reencuentro tenga ambiente
En un reencuentro de antiguos alumnos, el ambiente no depende solo del sitio. Depende de cómo arranca el evento. Si los primeros minutos son fríos, luego cuesta levantarlo aunque hayáis elegido el mejor local.
Haz que el inicio tenga algo que comentar
Cuando vas a organizar una reunión de antiguos alumnos, lo que mejor funciona no es montar animación rara, sino dar un motivo para hablar desde el minuto uno. Unas fotos antiguas, una canción que todos reconozcan o un rincón de bienvenida ya cambian la energía.
Ahí empieza de verdad la fiesta de antiguos alumnos y no parece una fiesta con desconocidos.
Cuida el paso de cena a copas
Si habéis montado una cena de antiguos alumnos, no dejéis el final al azar. Muchas veces la noche se cae justo ahí, cuando termina la cena y nadie sabe si se sigue, dónde se sigue o qué plan hay.
Por eso funciona tan bien dejarlo previsto desde el inicio. Si el plan es cena y tomar copas entre antiguos alumnos, que se sepa desde la reserva. Si queréis que el grupo aguante junto más tiempo, hay que plantearlo como plan que puede alargarse con tardeo o salida de noche, pero dicho desde el inicio.
Mete un momento común, pero corto
Un brindis, una foto de grupo o unas palabras de un profesor pueden dar mucho juego, pero si es algo breve. Si se alarga, aburre.
Esto es especialmente útil cuando hay varias promociones, porque evita que todo el mundo se quede encerrado solo con su mesa.
¿Cómo elegir local para una reunión de antiguos alumnos?
El error más caro en una reunión de antiguos alumnos es reservar un sitio que sirve para una cosa y no para la otra. Si vais a hablar al principio y luego queréis seguir, necesitáis un local para reencuentro de antiguos alumnos que no os obligue a mover mesas, cambiar de zona o pelear la cuenta a mitad de noche.
Antes de cerrar nada, dejad atado lo que luego da guerra, señal, mínimos, horario, si el espacio es privado y si el plan será con catering, copas sueltas o barra libre. Eso es lo que evita el clásico caos de confirmados que no pagan, gente que aparece tarde y el organizador negociando sobre la marcha.
Si buscáis sitio para fiesta de antiguos alumnos en Madrid, en Malavita podéis cerrar de inicio catering, barra libre (cerveza, vino, bebidas y copas), música e iluminación a medida y proyección de fotos o vídeos, además de uso exclusivo del espacio.
