Montar un evento con influencers tiene una trampa. Puedes llenarlo, que parezca un planazo y que todo el mundo suba algo… y aun así acabar con la misma duda al día siguiente, si ha servido para algo o solo has pagado una noche bonita.
En esta guía vas a ver cómo organizarlo de forma inteligente y evitar el fallo que más se repite, el que hace que el evento se apague justo después de terminar.
1) Qué quieres conseguir con tu evento
En un evento de influencers en Madrid puedes generar cosas muy distintas. Lo que debes tener claro es qué quieres sacar de organizar algo así, porque no se diseña igual un evento para vender, como un showroom o un evento de cosmética, que uno para hacer ruido y ganar visibilidad.
Piensa en el después. ¿Qué quieres que pase cuando la gente vea el contenido? Puede ser que te escriban para pedir info, que entren a tu perfil y te sigan, que usen un código, que se apunten a una lista o que el evento te deje vídeos y fotos para publicar durante semanas.
Cada objetivo te obliga a montar el evento de una manera distinta: quién invitas, qué momento preparas para que se grabe y qué vas a medir al día siguiente para saber si tu evento de influencers ha merecido la pena.
2) Presupuesto
El presupuesto suele fallar por dos lados. O gastas mucho y no sabes en qué se fue, o recortas donde no toca y luego no entiendes por qué el evento se quedó flojo. Lo primero es separar gasto útil de gasto decorativo.
El gasto útil es el que compra resultado. Ahí entra lo que acuerdas con los perfiles invitados, porque si quieres publicaciones en un día concreto o con ciertas condiciones, necesitas compromiso, no solo presencia. También entra lo que da forma al evento, un momento claro que se repita en muchos contenidos sin que tengas que estar persiguiendo a nadie.
Y no olvides lo que luego da problemas si lo dejas para el final, lo operativo. Personal, coordinación e imprevistos, y si aplica, comida y bebida. Decide pronto si vas a algo como catering vegano, food truck o hamburguesas para eventos. Si cierras el presupuesto con todo esto dentro, evitas sustos a mitad de la noche y puedes centrarte en el objetivo.
3) Local y logística
Cuando alguien se plantea un evento con influencers, suele imaginar la parte bonita. Invitados, ambiente y contenido. Lo que casi nadie visualiza es lo otro, la parte que si falla te rompe la noche sin avisar. Colas, tiempos muertos, gente que no sabe por dónde tirar, cambios de última hora y tú haciendo de coordinador mientras intentas que todo salga bien.
Aquí conviene decidir pronto si quieres cargar con esa mochila o quitártela de encima. Lo más práctico es que el sitio tenga la operativa resuelta y tú solo te ocupes de lo que realmente mueve el resultado. Quién viene, qué pasa y cuándo pasa.
En Malavita trabajamos justo así. Nos encargamos de la parte operativa para que no tengas que estar pendiente del montaje, el ritmo de la noche, el personal y la barra. Así el evento fluye y tú puedes centrarte en lo importante, que es que salga redondo y cumpla el objetivo.
4) Selección de influencers
Para elegir bien, piensa en esto como una criba en dos fases. Primero filtras perfiles que no encajan y luego confirmas que el perfil es fiable.
Primero filtras por encaje. Si tu evento es en Madrid, tiene sentido que el creador tenga audiencia en Madrid o cerca. Esto se comprueba fácil con Modash o HypeAuditor, donde ves el reparto por país y ciudad. Después confirmas consistencia y fiabilidad. En su cuenta, mira 10 publicaciones seguidas. Si 8 son contenido claro y 2 flojas, bien. Si cada día es una cosa y no se entiende nada, mala señal.
Y hay algo que mucha gente da por hecho y luego no pasa. Se asume que el influencer lo anunciará antes, vendrá y después publicará… y al final no publica nada. Si necesitas que lo comunique con antelación, que use un enlace o un código, o que publique en una franja concreta, mejor cerrarlo desde el principio.
Si hay alguien coordinando la parte de imagen y relaciones, como un PR manager, alinéalo aquí para que lo acordado quede cerrado y no se diluya.
5) Brief creativo
Con esto se decide si el contenido de tu evento para influencers sale con una idea clara o si cada uno sube lo que le da la gana. Un brief creativo es una guía corta que evita malentendidos y te ahorra perseguir a nadie.
Lo primero es dejar claro qué tiene que salir sí o sí. Que se entienda rápido qué se celebra y cuál es el momento importante. Si hay brindis, sorpresa o dinámica, se marca para que no se pierda. Si también quieres fotos reutilizables, decide quién lo cubre con criterio de como elegir fotografo eventos.
Lo segundo es concretar qué piezas esperas y cuándo. Que quede claro si quieres que lo anuncien antes, si el mismo día tiene que haber historias, y si después quieres un vídeo más trabajado. También conviene indicar cómo quieres que te mencionen y si quieres que usen un enlace o un código, porque si no lo pides, no suele aparecer.
Y para cerrar, ponles el camino fácil. Indica dos o tres puntos donde el contenido sale mejor para que el resultado quede consistente.
6) Cronograma del evento
Como cualquier evento, hace falta un orden. La diferencia en uno con influencers es que no basta con que la gente se lo pase bien. También necesitas que el momento más importante ocurra cuando están dentro, atentos y con el móvil listo. Si no lo marcas, cada uno llega a su hora, se dispersa, y el evento se convierte en clips sueltos sin una escena que lo defina.
Durante la noche, plantea cuatro bloques para que tu evento de influencers salga como quieres. Empieza con llegadas escalonadas para evitar cola y arrancar con buena sensación.
Coloca un momento importante pronto, cuando está casi todo el mundo y hay energía, como un anuncio o sopresa, o incluso algo tipo video mapping si encaja con el concepto. Deja luego un tramo de ambiente libre para que todo se vea natural. Y remata con un cierre breve que deje una imagen final clara, por ejemplo una foto grupal o un último brindis.
Después, pide los mejores clips en 24-48 horas y sube un resumen corto. Así el evento no se queda en esa noche. Y si vas a repetir el formato, ese resumen te sirve como base para afinar tus estrategias marketing evento en la siguiente edición.
Celebra en Malavita tu evento con influencers en Madrid
Si quieres que el evento no se quede en una noche bonita, necesitas un sitio que te quite trabajo y te deje margen para lo que importa. En Malavita tienes sala privada y un equipo que se encarga de la parte operativa, para que tú te centres en el objetivo y en que el evento salga redondo.
Reserva tu fecha y cuéntanos qué tipo de evento quieres montar. Te diremos la mejor forma de plantearlo en la sala para que salga redondo.
